Datenschutzerklärung

Stand: 13. November 2026

1. Verantwortlicher

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Überblick und Rollen

Diese Erklärung gilt für die Website www.maschpilot.de („Website"), die Registrierung, die Software MaschPilot im Browser und die mobile App „MaschPilot Lager", soweit wir selbst über die Verarbeitung entscheiden.

Für Daten, die unsere Kunden und ihre Nutzer in ihrem Arbeitsbereich speichern (z. B. Zeiten, Projekte, Kontakte, Dokumente), ist der jeweilige Kunde – in der Regel Ihr Arbeitgeber – Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Bitte richten Sie Anfragen zu diesen Daten an Ihren Arbeitgeber bzw. den Kunden; an uns gerichtete Anfragen leiten wir dorthin weiter.

3. Hosting und Server-Logfiles

Website und Software werden auf Servern der OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich, in einem Rechenzentrum in Straßburg (Frankreich) betrieben. Mit OVH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beim Aufruf der Website oder Software verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem. Dies dient der Auslieferung und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Logdaten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Schriftarten

Website und Software verwenden Schriftarten, die von unserem eigenen Server geladen werden. Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt.

5. Einwilligungsverwaltung und Speicherung im Endgerät

Ihre Auswahl im Cookie-Banner der Website speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (Schlüssel ab_consent), damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erscheint. Die Software speichert im Browser bzw. in der App nur Ihre Anmeldung, die Sprache und Ansichtseinstellungen. Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Sie können Ihre Auswahl auf der Website jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

6. Reichweitenmessung mit PostHog

Nur wenn Sie im Cookie-Banner der Kategorie „Statistik" zustimmen, nutzen wir auf der Website PostHog, einen Analysedienst der PostHog Inc., 2261 Market St., #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Wir nutzen die EU-Cloud von PostHog mit Datenverarbeitung in der EU (Frankfurt am Main). PostHog setzt dabei Cookies bzw. nutzt den lokalen Speicher und verarbeitet Seitenaufrufe, Klicks auf Schaltflächen, ungefähre Herkunft (aus der IP-Adresse abgeleitet), Gerät, Browser und Referrer. Eine Sitzungsaufzeichnung findet nicht statt. Damit verstehen wir, welche Inhalte hilfreich sind, und verbessern die Website.

Folgen Sie mit erteilter Einwilligung einem Link zur Registrierung, übergeben wir die pseudonyme PostHog-Kennung Ihres Browsers an das Registrierungsportal. Legen Sie dort einen Arbeitsbereich an, meldet unser Server PostHog unter dieser Kennung die Ereignisse „Arbeitsbereich angelegt" und „E-Mail-Adresse bestätigt", zusammen mit dem gewählten Tarif und der Kampagnenquelle des Besuchs. Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und IP-Adresse werden dabei nicht übermittelt. Ohne Einwilligung wird keine Kennung übergeben und nichts gemeldet.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln für den Fall eines Zugriffs aus den USA. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Auswertung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 12 Monaten.

7. Registrierung für MaschPilot

Wenn Sie einen Arbeitsbereich anlegen, verarbeiten wir im Registrierungsformular unter maschpilot.de Firmenname, Anschrift, Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rechnungs-E-Mail und Passwort (nur als Hash gespeichert) sowie den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu den AGB, um den Testzugang und den Vertrag bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch wird die Zahl der Registrierungen pro IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher begrenzt und Wegwerf-E-Mail-Adressen werden abgelehnt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

An die angegebene E-Mail-Adresse senden wir einen Bestätigungslink (48 Stunden gültig; erst danach ist der Arbeitsbereich nutzbar) sowie vertragsbezogene Service-E-Mails (Willkommen, Passwort zurücksetzen, Hinweis auf das Ende der Testphase), keine Werbung. Von den Links speichern wir nur einen Hashwert, der 7 Tage nach Ablauf gelöscht wird. Nie bestätigte Arbeitsbereiche löschen wir nach 7 Tagen. Die übrigen Daten werden gespeichert, solange der Arbeitsbereich besteht; nach dessen Löschung werden sie nach Ablauf der Karenzzeit von 30 Tagen entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Schutz vor automatisierten Registrierungen (Cloudflare Turnstile)

Soweit im Registrierungsformular eine Sicherheitsprüfung angezeigt wird, nutzen wir Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale von Browser und Gerät an Cloudflare übermittelt, um automatisierte Zugriffe (Bots) zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der Zugriff auf Ihr Endgerät ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

9. Nutzung der Software

Neben den Daten, die wir im Auftrag des Kunden verarbeiten (Abschnitt 2), verarbeiten wir als Verantwortliche folgende Daten der Nutzer:

• Anmeldung und Sicherheit: Benutzername bei Anmeldeversuchen und die IP-Adresse zur Begrenzung von Anmelde- und Passwort-Anfragen (nur im Arbeitsspeicher), damit Konten vor Angriffen geschützt sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Nutzungsstatistik: Registrierungszeitpunkt, letzter Aktivitätstag und je Nutzer und Tag ein Eintrag „aktiv" (ohne aufgerufene Seiten, Aktionen oder IP-Adressen), außerdem die Anzahl der Datensätze je Funktion und Arbeitsbereich ohne deren Inhalt. Wir nutzen dies für die Abrechnung der Plätze, den Betrieb und die Weiterentwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Aktivitätstage werden nach 180 Tagen gelöscht.
• Fehlerberichte: Tritt in Browser, App oder Server ein Fehler auf, speichern wir Fehlermeldung, technischen Ablauf, Seitenpfad (ohne Parameter), Softwareversion, Browserkennung, Arbeitsbereich und Benutzernamen, um Fehler zu finden und zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Die Berichte werden 90 Tage nach dem letzten Auftreten gelöscht.
• Feedback: Wenn Sie freiwillig eine Bewertung oder einen Wunsch abgeben, speichern wir Bewertung, Text, Ort in der Software, Benutzernamen und – nur wenn Sie „Sie dürfen mich kontaktieren" wählen – Ihre E-Mail-Adresse, um die Software zu verbessern und Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Feedback wird gelöscht, wenn es ausgewertet ist und nicht mehr benötigt wird, spätestens nach 24 Monaten, sowie mit Ihrem Konto oder dem Arbeitsbereich.
• Service-E-Mails: Einladungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts senden wir an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Mobile App „MaschPilot Lager"

Die App nutzt dieselben Konten und dieselbe Schnittstelle wie die Software. Sie speichert auf dem Gerät die Adresse des Arbeitsbereichs, Ihre Anmeldung und offene Scans. Die Kamera wird nur zum Scannen von Codes verwendet; Bilder werden dabei nicht gespeichert oder übertragen. Für die Entsperrung per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung prüft das Betriebssystem Ihres Geräts das Merkmal; weder die App noch wir erhalten biometrische Daten. Es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingebunden. Für den Download gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen App-Stores.

11. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für kostenpflichtige Tarife, die online gebucht werden, nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Stripe verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Zahlungsdaten) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe eingegeben und erreichen uns nicht. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten (EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

12. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst lit. f). Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftliche Korrespondenz mit Kunden bewahren wir bis zu sechs Jahre auf (§ 257 HGB).

13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben Daten nur an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister weiter: OVH (Hosting), IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (Versand von E-Mails), Stripe (Zahlungen), Cloudflare (Sicherheitsprüfung bei der Registrierung), PostHog (nur mit Einwilligung) sowie GitHub, Inc., USA, bei der ausschließlich verschlüsselte Datenbanksicherungen für 7 Tage abgelegt werden, ohne dass GitHub den Schlüssel kennt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Finanzbehörden.

Soweit Dienstleister Daten in den USA verarbeiten oder von dort darauf zugreifen können, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) für zertifizierte Unternehmen und ergänzend der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

14. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt, wie in den einzelnen Abschnitten angegeben. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. Rechnungen und Buchungsbelege bis zu 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB), sperren wir bis zum Ablauf der Frist und löschen sie danach.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Nutzer der Software können ihre Daten unter Einstellungen > Datenschutz selbst herunterladen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

16. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung

Die Nutzung der Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für die Registrierung sind die im Formular als Pflichtfelder markierten Angaben erforderlich; ohne sie kann kein Arbeitsbereich angelegt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.